Au cours des dernières années, ma mission récurrente auprès de PME m'a conduit à instaurer des procédures de contrôle interne et à remettre en question celles déjà en place. Parmi ces procédures, l'une des plus cruciales, bien que souvent négligée, est la validation des factures entrantes. Dans ce contexte, j'ai détaillé ci-dessous un processus "minimum" que chaque PME devrait mettre en œuvre pour le contrôle des factures entrantes. Ce contrôle se déroule en trois étapes :
1. Contrôle de la forme
Commencez par lire minutieusement l’intégralité de la facture. Trop souvent, les informations sont simplement survolées, négligeant des détails cruciaux. En omettant la lecture complète, on s'expose à des erreurs communes telles que le paiement de « devis » au lieu de « factures », ou encore engendrer des paiements à double de factures déjà payées (notamment lors de prépaiement par carte de crédit). Pire encore, cela ouvre la porte à des risques d'escroquerie, notamment le paiement de factures indues.
Lors de ce contrôle, l'adoption d'un regard attentif et critique s'avère impérative. Il faut « suivre son instinct » et investiguer plus en profondeur si nécessaire. Lors de cette étape, on portera une attention particulière aux point formels suivant :
Le document comporte-t-il la mention "facture" ?
La facture comporte-t-elle un adressage correct ?
Vérifier que le fournisseur est clairement identifiable. Si le fournisseur vous adresse pour la première fois une facture, redoublez de vigilance !
La prestation ou la marchandise est-elle clairement identifiable ?
Vérifier les mentions obligatoires pour la récupération de l'impôt préalable, notamment :
La facture doit être adressée à la société, exception faite des tickets de caisse ne dépassant pas CHF 400.- (art. 57 OTVA).
Le numéro de TVA du fournisseur doit être indiqué.
Le taux d'impôt applicable ou le montant de l'impôt doivent être spécifiés.
En cas de doute sur l'affiliation à la TVA de l'entreprise, vérifiez son affiliation sur le site internet www.uid.admin.ch
S’il s’agit d’un indépendant (raison individuelle) :
En cas de doute ou de nouvelle relation commerciale, demandez une attestation d'affiliation à la caisse AVS directement à la personne indépendante. Alternativement vous pouvez contacter la caisse AVS cantonale du lieu d'affiliation de l'indépendant pour vous en assurer.
2. Aspect technique
Après ce contrôle formel, il s’agit de s’assurer que la prestation ou la livraison a bien eu lieu, et que cette dernière est conforme à la commande. À cette fin, il est nécessaire de transmettre cette facture à la personne qui est en mesure de s’assurer de cela. Il peut s’agir de la personne qui a passé la commande, le cas échéant, ou de celle qui a constaté que la prestation ou la livraison avait bien eu lieu. Lors de ce contrôle, il est important de faire le lien avec :
La commande / le contrat, vérifiez notamment la conformité :
Le prix est-il conforme au prix convenu ?
Les conditions particulières, notamment les rabais ou escompte ont-ils été respectés
Le bulletin de livraison / l’exécution de la tâche, vérifiez notamment la conformité de :
La prestation ou la livraison a-t-elle eu lieu ?
La quantité et la qualité sont-elles conformes ?
Les délais ont-ils été respectés ?
3. Paiement de la facture
Points à contrôler avant le paiement de chaque facture :
Est-ce que le contrôle des aspects formel a bien été réalisé ?
Est-ce que le contrôle des aspects techniques a bien été réalisé ? La personne qui a approuvé cette étape est-elle effectivement celle ayant la compétence technique nécessaire pour réaliser ce contrôle ?
Est-ce que la facture a déjà été payée ? Dispose-t-on d’une note de crédit à déduire sur le montant de la facture ?
Existe-t-il un litige avec ce fournisseur ?
Une personne ayant le droit d’engager la société a-t-elle donné son feu vert pour le paiement de la facture ?
Les trois étapes ci-dessus doivent être formalisées et documentées selon un processus interne à mettre en place.
En conclusion, il est important de souligner que l'erreur la plus fréquemment commise dans le cadre de ce processus est de présumer que la responsabilité du contrôle de la facture incombe à une autre personne.
Mathias Fontana